La Factura Electrónica en Costa Rica, ¿Qué es? y ¿Cómo funciona?

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, por su acrónimo FE, según la página oficial del Ministerio de Hacienda de Costa Rica, es un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico.
En otras palabras, es el documento que actualmente todo negocio genera en forma de papel, luego de realizar la venta de un bien o un servicio, pero que ahora será generado, validado y notificado a través de sistemas informáticos.
A su vez, en la resolución DGTR-48-2016 se dice que, es un comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios, el cual debe ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.

Beneficios de la FE

  1. Reducción en los costos de operación, ya que se disminuye la impresión de documentos, bodegaje y despacho de facturas. Además que se contribuye con la protección del medio ambiente.
  2. Disminuye tiempos en procesos administrativos, ya que cada FE emitida, puede ser consultada en tiempo real desde un sistema informático y ya no se debe esperar a que el mensajero llegue con el documento físico.
  3. Aumenta la productividad de las empresas.
  4. Se agiliza el proceso de trámite y gestión de cobro.
  5. Aseguramiento de la eficacia y seguridad en el intercambio de información, pues cada FE emitida debe firmarse electrónicamente para asegurar la autoría, integridad del mensaje y vinculación jurídica del actor del documento.
  6. Permite disminuir la evasión fiscal, ya que cada FE debe ser generada, expresada y transmitida en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.

¿Cómo funciona?

La FE en Costa Rica funcionará de la siguiente manera:

  1. Primeramente un sistema informático recibe una instrucción para crear una factura, la misma se crea en dos formatos, uno en PDF que será el documento electrónico representado en forma gráfica y un segundo en formato XML que servirá para comunicación entre máquinas, estos dos archivos representan la factura electrónica que cumple con todos los requisitos del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
  2. El sistema que provee FE, genera una clave numérica y agrega este número único generado al archivo XML y al archivo PDF.
  3. El sistema que provee FE, envía a los servidores del Ministerio de Hacienda el archivo XML, firmado con la llave criptográfica para recibir una indicación aceptación o rechazo del documento.
  4. Una vez que el sistema que provee FE recibe el acuse de recibido con la indicación de “Aceptada”, se envía automáticamente la factura al correo electrónico del cliente final con la representación gráfica (documento en PDF) o se imprime en caso que el cliente sea un receptor manual.
  5. En la representación gráfica del documento electrónico (PDF), se genera un código QR como una forma rápida de visualizar la información del comprobante electrónico transmitido a Hacienda, enviando como parámetro de consulta, la clave numérica anteriormente generada.
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